Vanaf 1 mei 2023 ben jij als werkgever verplicht je personeel circa 15 cent per kilometer fietsvergoeding te betalen. Wat houdt dit precies in voor jouw firma? En hoe zit het met die 27 cent belastingvrije fietsvergoeding die je optioneel kan toekennen?

verplichte fietsvergoeding van circa 15 cent per km

Kan jouw werknemer aantonen dat hij op de fiets naar het werk komt? Dan ben je vanaf 1 mei 2023 verplicht om minimaal 0,145 euro per gefietste kilometer te betalen, met een plafond van 20 km per enkele reis.

Er zijn echter CAO’s die een hoger minimumbedrag verplichten. In bijvoorbeeld het PC 200 is de fietsvergoeding vastgesteld op 0,20 euro per kilometer.

Let op: sommige nieuwsbronnen, zoals dit artikel in De Morgen, halen informatie door elkaar en verkondigen dat het verplichte minimumbedrag 0,27 euro per kilometer is. Dit bedrag slaat echter op een maximumbedrag dat belastingvrij optioneel toegekend kan worden aan de werknemer. Hieronder verhelderen we dit nader.

Optionele belastingvrije fietsvergoeding van maximaal 27 cent

Wil je fietsgebruik onder je personeel stimuleren, dan kan je er als werkgever voor kiezen om tot 0,27 euro per kilometer belastingvrij uit te betalen.

Belastingvrij houdt hierbij in: de fietsvergoeding die jij uitbetaalt aan de werknemer wordt niet belast, dus het is effectief wat de werknemer ontvangt. Als werkgever hoef je geen bedrijfsvoorheffing en RSZ-bijdragen in te houden, voor zover de kilometervergoeding niet hoger is dan het vrijgestelde bedrag van 27 cent per kilometer.

Je mag als werkgever uiteraard ook eender welk ander bedrag tussen de verplichte 0,145 euro en het belastingvrije plafond van 0,27 euro toekennen.

Fietsende werknemers kunnen belastingvrij een vergoeding van max. 27 cent/km ontvangen

Waarom zou je een hogere fietsvergoeding toekennen?

Er zijn verscheidene redenen waarom werkgevers een hogere fietsvergoeding toekennen dan de verplichte 0,145 euro per kilometer:

• Lagere transportkosten nastreven: Wil jouw firma besparen op de kosten van bedrijfswagens (aanschaf, verzekering, parking, brandstof, onderhoud)? Dan kan je het gebruik van openbaar vervoer en fietsen aanmoedigen middels financiële incentives. Je kan bijvoorbeeld het busabonnement van je werknemer betalen of, wat wij als aanbieder van bedrijfsfietsen graag zien, een hoger dan gemiddelde fietsvergoeding aanbieden.
• Je personeel gezond houden: Het spreekt de fiets nemen bevorderlijk is voor de fysieke gezondheid van een werknemer. Uit meerdere internationale studies is bovendien gebleken dat fietsen positieve effecten heeft op de mentale gezondheid. Gezonde werknemers zijn essentieel voor het succes van je bedrijf, want ze presteren beter en nemen minder ziektedagen op.
• Maatschappelijk verantwoord ondernemen: Greenwashing is niet voldoende. Om de consument van vandaag te overtuigen dat de MVO-ambities van je firma oprecht zijn, moet je aantoonbare acties ondernemen. Pak bijvoorbeeld op je bedrijfswebsite eens uit met een mooie Over Ons-pagina waarin je je fietsend personeel in de kijker zet. Je zal als bijkomend positief effect bemerken dat tastbare MVO-acties je employer branding verbeteren: je hebt minder personeelsverloop en potentiële kandidaten kiezen eerder voor jouw bedrijf.

Het toekennen van een hogere fietsvergoeding dan de verplichte 0,145 euro per kilometer zijn oftewel bevorderlijk voor je bedrijfskostenverlaging, personeelsbeleid en imago. Hieronder tonen we dat je zelfs met een toekenning van het maximale belastingvrije plafond van 27 cent relatief weinig kosten maakt in vergelijking met het aanbieden van bedrijfsauto’s.

Goedkoper, gezonder, beter voor het imago: Belgische bedrijven ontdekken de voordelen van fietsvergoedingen

Hoeveel kost 27 cent/km op jaarbasis per werknemer?

Geef jij je werknemer 27 cent per kilometer fietsvergoeding, dan zal het jouw firma gemiddeld € 544 netto (onbelastbaar) per jaar kosten. Dit is gebaseerd op de volgende gegevens van Agoria:

• De gemiddelde fietswoon-werkafstand (enkele reis) bedraagt in Antwerpen 7 kilometer.
• Het aantal gemiddelde fietsdagen staat op 3 werkdagen (de opkomst van thuiswerken heeft dit getal de laatste jaren doen dalen).
• Maken we de rekensom, dan komen we op jaarbasis uit op € 544 netto extra (onbelastbaar) per jaar.

Deze € 544 gaat over een gemiddelde, gebaseerd op cijfers die bekend zijn voor Antwerpen. Bij individuele werknemers die met de e-bike of speed pedelec reizen (en dus langere afstanden kunnen afleggen) kan dit bedrag hoger zijn. We geven een voorbeeldberekening:

• Door de opkomst van de e-bike en de speed pedelec zijn we bereid om verder en langer te fietsen: voor een e-bike tot 15 km en voor een speed pedelec tot zelfs 25 km (omdat het belastingvrije plafond echter 20 km per dag is, zullen we dat in de calculatie gebruiken).
• Ook nu gaan we uit van 3 fietsdagen per week.
• Maken we de rekensom, dan komen we uit op belastingvrije fietsvergoedingen van € 1166 per jaar voor de e-bikegebruiker en € 1685 per jaar voor de werknemer met de speed pedelec.

Moet je deze bedragen echter als ‘kosten’ zien? In letterlijke zin natuurlijk wel. Maar elke slimme zaakvoerder en boekhouder beseft dat deze uitgaven een peulschil zijn in vergelijking tot de kosten van een auto, met zijn prijzige aanschafbedrag, verzekering, parking, brandstof en onderhoud.

Je kan daarom als werkgever overwegen om je personeel nóg meer incentives te geven om de fiets te nemen. Investeer bijvoorbeeld in douches op het werk, geef fietsbijstand á € 89 per jaar, plaats een fietsstalling en bied een bedrijfsfiets aan (via fietsleasing, directe aankoop of krediet).

De bedrijfsfiets is niet alleen ideaal voor woon-werkverkeer, maar ook daarbuiten

Investeer in kostenoptimalisatie, personeelsbeleid en imago

Het bovenstaande toont dat het toekennen van hogere fietsvergoeding een investering is kostenoptimalisatie, personeelsbeleid en je publieke imago. Je kan er immers flink mee besparen op dure bedrijfsauto’s, je krijgt gezondere werknemers die beter presteren en minder ziek zijn, je doelgroep zal je zien als een oprecht groen bedrijf, en als bonus word je aantrekkelijker voor nieuwe werknemers.

Wil je een op maat gemaakte, vrijblijvende calculatie voor jouw bedrijf? Heeft je firma interesse in bedrijfsfietsen? De mobiliteitsadviseur van Veloplan nodigt je uit voor een gratis en vrijblijvend gesprek op jouw locatie of via een videocall. Veloplan geeft je niet alleen de nodige financiële consultatie, maar geeft ook tips over het implementeren van een fietscultuur. Tot slot leveren we fietsen van ruim 20 merken via onze huisleverancier, de gerenommeerde Antwerpse fietsenwinkels van Fietsen De Geus. Een afspraak maken is in minder dan 1 minuut gebeurd in onze digitale agenda.

Maak een gratis afspraak