Als aanbieder van bedrijfsfietsen krijgen we regelmatig de vraag gesteld door ondernemers: ‘Hoe stel ik een fietsreglement op voor mijn bedrijf?’ Soms vragen zaakvoerders zich zelfs af waarom een fietsreglement nodig is. Zit jij ook met deze vraagstukken? Onze Veloplan-adviseur geeft je alle antwoorden!
Wat is een fietsreglement?
Een fietsreglement (ook wel fietspolicy of fietsbeleid genoemd) is een document waarin jouw bedrijf de afspraken vastlegt betreffende het gebruik van een bedrijfsfiets door een personeelslid.
Als je aan fietslease doet, zal in veel gevallen de fietsleasemaatschappij het fietsreglement opstellen. Maar soms zal je als firma zélf het beleid moeten opstellen. En dit is zeker belangrijk, zowel voor jou als werkgever én voor je werknemers! Een fietsbeleid geeft namelijk duidelijkheid over wat er met de fiets zal gebeuren bij ziekte, ontslag of lange afwezigheid. En het moet jouw personeel beschermen in bepaalde omstandigheden.
Een fietsreglement beschermt niet alleen jouw firma, maar ook je werknemer(s)
De aandachtspunten van een fietsbeleid
Is jouw bedrijf van plan een fietsreglement op te stellen? Er zijn een 3 hoofdzaken die zeker in het document moeten worden opgenomen:
1. De aanvraagprocedure
In je fietsbeleid moet beschreven staan hoe een fiets kan worden aangevraagd. Ook moet in het document duidelijk worden aan welke voorwaarden je als werknemer moet voldoen om in aanmerking te komen voor bepaalde voordelen van een bedrijfsfiets. Het is dus de bedoeling om zo gedetailleerd mogelijk te omschrijven hoe de aanvraag tot fietsmobiliteit verloopt, hoe bepaalde voordelen kunnen worden omgezet en welke aanvraagtermijnen er gelden.
2. Onderhoud en herstellingen
In je fietspolicy moet bovendien duidelijk gemaakt worden wat de verwachtingen en verplichtingen zijn wat betreft onderhoud en herstellingen:
- De verplichting (of milder gezegd: het engagement) om de fiets te gebruiken voor het woon-werkverkeer. Maak ook duidelijk hoe dat zal worden opgevolgd en welke de gevolgen zijn bij niet-naleving van de verplichtingen.
- De verplichting van de medewerker om op voorzichtige en redelijke wijze zorg te dragen voor de fiets. Dat kan onder meer betekenen dat de fiets altijd op een correcte manier op slot moet staan en alleen op veilige plaatsen mag worden achtergelaten.
- De verplichting om de fiets periodiek te onderhouden, en te herstellen wanneer dat nodig is. Je fietspolicy moet vertellen dat het de bedoeling is dat de fiets in goede staat blijft. Er kunnen afspraken gemaakt worden over waar het onderhoud en de herstellingen moeten plaatshebben, hoe een afspraak kan worden gemaakt en wat er moet gebeuren als er defecten aan de fiets zijn.
- Wat moet er gebeuren bij diefstal van de fiets? Of wanneer je medewerker een ongeval heeft tijdens zijn fietsrit? Ook dit wordt idealiter in het fietsbeleid opgenomen.
- Het kan ook een goed idee zijn om te bepalen wie de boete moet betalen bij een verkeersovertreding met de fiets. In de meeste gevallen zal de gebruiker hiervoor verantwoordelijk worden gesteld.
3. Bij afwezigheid en ontslag
Het kan gebeuren dat een werknemer langdurig afwezig is, bijvoorbeeld door ziekte. Ook hierover moet het fietsreglement afspraken bevatten:
- Wat gebeurt er bij een ontoereikend budget? Om in de toekomst ongemakkelijke situaties te vermijden wordt er best vooraf bepaald welke bijdragen eventueel zullen worden doorgerekend aan de werknemer wanneer het budget plots ontoereikend wordt, zoals in geval van ziekte, schorsing of overgang van voltijdse naar deeltijdse job.
- Welke gevolgen zijn er bij vroegtijdige beëindiging van de fietsleaseovereenkomst? Ook dit moet duidelijk worden gemaakt in het document.
Elke medewerker die een bedrijfsfiets neemt, moet een fietspolicy tekenen
Hoe wordt een fietspolicy goedgekeurd?
Een fietspolicy wordt op dezelfde manier goedgekeurd als een arbeidsreglement. Jij als werkgever moet je personeelslid op de hoogte brengen van het reglement dat van toepassing is op zijn of haar bedrijfsfiets.
Heb je interesse in bedrijfsfietsen en heb je liefst een helpende hand bij het opstellen van het fietsreglement? Als consultant en leverancier van bedrijfsfietsen zal Veloplan je altijd begeleiden bij het creëren van dit document. Deze service is inbegrepen wanneer je via fietsleasing, fietskrediet of directe aankoop fietsen bij ons aanschaft. Klinkt dit als een goede deal? Boek dan een gratis en vrijblijvend kennismakingsgesprek met onze Veloplan-adviseur. Dit is in minder dan 1 minuut geregeld via onze online agenda.
